谈日伪时期抚顺炭矿所的档案工作(3)

　　1.文书档案

　　炭矿所的文书档案工作有着清晰的工作流程。首先炭矿所有专门的档案管理部门。抚顺煤矿的档案工作是由煤矿总务课负责。抚顺炭矿所于昭和18年发布了文书法规，其中有一些规定：“各单位应将文书交由总务局的文书课掌管；各单位的文书先由总务局文书课设在各单位的分室接收”。[3]

　　对于抚顺炭矿来说，“满铁”总部的指令是它们进行工作的指导、纲领。因此，对于总部发的一些文，炭矿要格外重视接收。“社用文书可通过火车邮送，或是通过普通邮件的方式邮送，或是通过指定专门的人代送”。这样可以保证社用文书及时、完整地送达各处。 “满铁”各下属单位都有文书接收部门：“本社由总裁科社的文书科负责接收，总局同样由总裁社的文书科负责接收，各局由总务课接收，各支社事务所由庶务课接收，其他单位由各单位承担文书工作的部门接收。这些部门同样负责文书的发送工作。

　　文书课在收到文书之后“将封存文书的封皮打开，然后登记上收到的日期、文书的番号、件名等内容，再盖上部门的印章表示已经接受这份文书”。这样从递送到接收的过程，文件受到了双重的保护，为以后的保管提供了便利条件。

　　抚顺炭矿所对于接收文书的种类也有着明确的规定：“与各单位所承担性质的工作相符的文书，要全部上交；各相关单位延迟处理的事件……；与会社的管理规程有关系的通牒、指令类，正本由文书课保管；各主管单位以及与其有关联的单位也需要同时将文书写好并上交；上述通牒、指令类，原则上由主管单位拟写文书正本，各相关单位对上交文书等工作进行适当的处理；各单位应在事情发生前后迅速形成文书,并将文书送达局总务课，若有附图的也要连同文书一同送上”。[4]

　　在文书接收之后，档案部门要将这些文书归档保存。归档保存的宗旨是“对于完结文书，应附以编纂种别及整理号数，登录于发议件名簿及文书整理簿，易于索出阅览，计善为编纂整理之”。[5]首先是保管期限的确定，“不同种文书保存期限由一年到永久不等”，“按照事件的重要程度，确定该文件的保管期限”。然后是入库的时间“一些遂行业务的文件，如有必要的话，可立即保存起来。但是那些重要的，需要永久保存或者二十年、十年保存的则要在半年或是数月后，再行保存”。[6]

　　最后是分类，炭矿所采取的是业务分类整理法，“重要案件应将一事件编为一册；其它文书应将同种类事件集合编为一册；难于合订于正本之附属文书或图标需要另编为册”。[7]